各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。
【释解】
本条是关于会计档案的规定。
一、会计档案概述
会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位在会计事务中自然形成的，并按照一定的规律保存备查的会计信息载体，是记录和反映经济业务的重要史料和证据，是总结经营管理经验的重要参考资料，是检查遵守财经纪律的书面证明，具体包括：（1）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（2）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（4）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
会计档案具有以下特点：
1、会计档案是反映经济业务的历史记录
会计档案形成之初作为核算手段的同时，也是对经济业务进行客观具体的描述，因此它是经济活动的历史记录。会计档案具有很强的原始性。它不同于一般的文献资料，它是经会计人员和当时的当事人之手直接形成的，不是另外收集材料事后编写的，具有很强的原始性。值得注意的是，并不是在会计事务中所发生的一切文件和记录，都可以转化为会计档案。只有在会计核算活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计核算活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计核算专业材料，才属于会计档案，而其他诸如预算、计划、会计工作总结、统计资料等均不属于会计档案范围。
2、会计档案是在会计活动中形成的
会计档案的内容主要是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，根源于具有合法地位的会计人员和会计机构所进行的会计职能活动。
3、会计档案是按照一定规律集中保存起来的
作为会计信息主要载体的会计凭证、会计账簿和会计报表等，不是随意留下来即为会计档案，而是必须按一定程序集中保存起来，才能成为会计档案等。
会计档案具有以下主要的作用：
1、会计档案既是国家档案的重要组成部分，又是各单位的重要档案，是记录和反映国家机关、社会团体、企业事业单位开展经济业务活动的重要历史资料和证据。通过会计档案，可以反映出各单位开展经济业务办理会计手续、进行会计核算、执行会计制度的情况。
2、会计档案可以比较详细地反映出一个单位会计基础工作规范中的一些情况，如果一个单位存在会计账目混乱、手续不清、资料散失等问题，可以清楚地从会计档案中体现出来；同时，如果一个单位存在弄虚作假、违法乱纪等活动，也可以从会计档案中反映和体现出来。
3、会计档案可以为国家或者单位提供比较详细、完整的经济、技术资料，对国家制定宏观经济政策以及具体经济部门的经济决策具有重要的参考意义。
4、会计档案可以为国家完善会计制度提供借鉴，国家有关部门在制定、完善会计制度时，可以通过查阅、研究、分析会计档案，找出现行会计制度中需要进一步改进的地方，从而采取有针对性的措施加以完善。
二、会计档案的管理
本条规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”按照《会计档案管理办法》的规定，会计档案管理的主要内容为：
1、各单位必须加强会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。（第4条）
2、各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管1年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（第6条）
3、各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。（第7条）
4、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。（第12条）
5、单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或者财产所有者代管或者移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。（第13条）
6、单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。（第14条）
7、单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。（第15条）
8、建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。（第16条）
9、单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。（第17条）
三、会计档案的保管期限
本条规定，会计档案的保管期限上国务院财政部门会同有关部门制定。《会计档案管理办法》第8条规定：“会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。”第9条规定：“本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。”
该办法附表对会计档案的保管期限作了具体规定，请参见本条相关规定。
四、会计档案的销毁办法
本条规定，会计档案的销毁办法由国务院财政部门会同有关部门制定。《会计档案管理办法》第11条规定：“保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。”除此以外，会计档案在保管期满后，可以按照下列程序销毁：
1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容。
2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销；国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销；财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
4、监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
