各单位应当定期将会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对,保证会计账簿记录与实物及款项的实有数据相符、会计账簿记录与会计凭证的有关内容相符、会计账簿之间相对应的记录相符、会计账簿记录与会计报表的有关内容相符。
【释解】
本条是关于对账的规定。
本条规定:“各单位应当定期将会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对,保证会计账簿记录与实物及款项的实有数额相符、会计账簿记录与会计凭证的有关内容相符、会计账簿之间相对应的记录相符、会计账簿记录与会计报表的有关内容相符。”
《会计基础工作规范》第63条规定:“各单位应当定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相对核对,保证账证相符、账账相符、账实相符。对账工作每年至少进行一次。(1)账证核对。核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致,记账方向是否相符。(2)账账核对。核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符,包括:总账有关账户的余额核对,总账与明细账核对,总账与日记账核对,会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。(3)账实核对。核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。包括:现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对;银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对;各种财物明细账账面余额与财物实存数额相核对;各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。”
对账就是在经济业务入账后在结账前核对账簿记录的完整性和正确性。本条规定是本次本法修订新增加的条文。会计账簿记录是会计核算的重要环节,会计账簿记录与否直接关系到会计信息的质量。而会计账簿记录是否真实可靠,可看其与会计凭证、实际情况是否一致。在会计核算工作的实际操作中,由于各个方面的因素,难免会发生记账、计算等方面的差错。因此,为了保证会计账簿记录的真实可靠,必须进行会计账簿记录的核对工作,即所谓“对账”。对账就是在有关经济业务事项入账以后,进行账簿记录核对的活动。一般说来,对账应当包括账实核对、账证核对、账账核对、账表核对等。对账的目的就是要做到账实相符、账证相符、账账相符和账表相符,从而保证会计信息的质量。对账也是防止账簿记录虚假的重要手段。
一、会计账簿记录应当与实物、款项的实用数额相符
这就是账实相符的要求。账实相符就是要做到各种财产物资和结算封口项的账面余额,与财产物资,结算款项的实存额核对相符。账实核对的内容主要有:
1、现金日记账账面金额与现金实际库存数核对相符
平时,现金日记账要日清月结,每天均应结出余额,该余额应该同库存现金实有数相一致。到了月末或者年末以及专门进行财产清查时,也要对现金进行清查盘点。库存现金的清查是通过实地盘点的方法,确定库存现金的实存数,再与现金日记账的结存数进行核对,以查明盈亏情况。一般是根据现金日记账的当天余额来清点的,必要时还可采用突出盘点的方法。为明确责任,盘点时,出纳员必须在场,重点清查现金是否短缺,或以白条抵充现金等非法挪用舞弊现象或库存现金有无超过限额等。盘点结束后,根据盘点结果编制“现金盘点报告表”,并由盘点人员与出纳员共同签名盖章。
2、银行存款日记账账面余额与银行对账单位余额核对相符
银行存款的清点采用与开户银行核对账目的方法,因为它无法进行实地盘点。核对之前,应详细检查本单位银行存款日记账,力求正确与完整,然后与银行对账单逐笔核对。对于双方一致的记录,一般划对号以作标记,无标记的则应查明原因。一般来讲,造成本单位的银行存款日记账与银行送来的对账单现有余额不符的原因有两种:一种是本单位或银行记账差错。因为企业的开户银行不止一家,有时可能将收付款串项记录,或者由于会计人员或银行经办人员失误,可能造成企业银行存款日记账与银行对账单不符。另一种则是出现未达账项。所谓未达账项是指,企业与银行,由于凭证传递的时间差而造成的一方已经登记入账,另一方尚未登记入账的账项。
存在未达账项时,为了证明双方账目是否正确,应通过编制银行存款金额调节表来进行核对,调节表的编制方法,一般是在企业与银行双方的账面余额基础上,各自加上对方已收,本单位未收的款项;减去对方已付而本单位未付的款项。
3、应收、应付款项明细账与应收、应付款项实存数的核对
应收、应付款项的清查,是采取同对方单位核对账目的方法。首先,检查本单位各项应收、应付款账簿记录的正确性和完整性。查明本单位记录正确无误后,再编制对账单,可通过信函寄交对方。对账单可以编制一式两联,一份由对方单位留存,另一份作为回单。对方前段时间如果核对后相符,应在回单上盖章并退回本单位,如果数字不符,应在回单上注明不符情况,或另抄对账单退回,作为进一步核对的依据。在核对过程中如发现未达账项,双方均应采用调节账面余额的方法,核对往来款项是否相符。如果发现记账错误,应立即查明,并按规定予以更正。
4、材料物资及固定资产明细账与其实存数的核对
对于材料物资及固定资产两类资产来讲,因为它们存在着实物形态,因此,可通过实物盘点的方法来确定其实存数量和金额,并可与有关明细账进行核对。
企业的财产盘存制度有两种:实地盘存制和永续盘存制。实地盘存制是指,期末通过实地盘点来确定材料物资的库存数量,并据以计算出材料物资的期末库存成本和本期销售或耗用成本的一种方法;永续盘存制,是指对材料物资的增加与减少,平时都要在材料物资明细账中连续登记,并随时结算出账面结存数的一种核算方法。在两咱不同的盘存制度下,材料物资都需要进行实地盘点,但其目的是不同的。在实地盘存制下,对材料物资通过盘点确定其实存数,达到“以存计销”或“以存计耗”,为登记材料物资明细账的减少数提供依据的目的。而永续盘存制对材料物资进行实地盘点,其目的是用以确定实存数,与账存数相核对,查明账实是否相符及其原因。在制造业,一般采用永续盘存制,而在零售企业,尤其是在副食品商店,往往采用实地盘存制。但对于固定资产来讲,因为其金额很大,而且在企业经营中占据举足轻重的地位,因此,各企业均应采用永续盘存制。材料物资与固定资产的清查方法,一般是采用实地盘点法。为了明确经济责任,盘点时,财产物资保管人员必须在场,并参加盘点工作。对于盘点的结果,应如实地记入“盘存单”是记录材料物资盘点结果的书面文件,也是反映材料物资在盘点日期实物数的原始凭证。为了便于归类汇总,“盘存单”应按材料物资的类别设置。为了查明实存数与账存数是否相符,确定盘盈或盘亏情况,还要根据“盘存单”和有关账簿的记录,填制“实存账存对比表”。此表是分析、查明差异原因,明确经济责任的依据。
二、会计账簿记录应当与会计凭证的有关内容核对相符
这就是账证相符的要求,即要求按照需要和可能,将现金日记账、银行存款日记账、总账、各明细账等各种账簿的记录与会计凭证进行相互核对,做到两者相符。
根据本法的规定,各种会计账簿均根据会计凭证填制,因此,会计凭证必须与委员长账簿相一致,否则,可能就会产生漏记、重记等情况。账证核对是对账环节最基本的一环,只有账证相符,才能保证以后各种核对的真实。但是,账证核对的工作十分繁杂,就等于又登记一次账簿,因此,应在平时会计核算时注意认真填制凭证并及时和认真登账,这样可减轻月末或年末账证核对的工作量。
三、会计账簿之间相对应的记录应当相符
这就是账账相符的要求,即各种账簿之间的有关指标,如总账、明细账、日记账等之间的有关数字必须核对相符。
具体核对内容主要包括:
1、总分类账中各账户本期借方发生额合计数与贷方发生额合计数应该核对相符。借方期末借方余额合计数与贷方余额合计数核对相符。按照复式记账法的原理和借贷记账法的原理,本期发生的经济业务每笔都是有借有贷,因此,所有账户的借方发生额合计与贷方发生额合计相等。如果不等,说明账簿记录有问题,应根据会计凭证和账簿的关系,或者其他方法进行检查,发现问题及时纠正,从而做到账账相符。在实际中往往在编制会计报表之前都要先编制试算平衡表,看总账科目是否平衡。但需要说明的是,总账科目试算平衡了并不能肯定账簿记录肯定没有错误,因为如果漏记一张会计凭证或将记账凭证重复登记并不影响总账的金额平衡。
2、总分类账中有关账户的发生额和余额与其所属各明细分类账户的发生额之和及余额之和相等。根据总账与明细账平等登记的原理,每一笔经济业务要在总账科目和其所属的明细账中进行登记,因此,各个总账的发生额或余额应该与其所属的明细账的发生额与余额相等。
3、现金日记账与银行存款日记账的发生额和余额与总账各该账户的发生额与余额相等。现金日记账应该与现金总账的发生额或余额相等,银行存款日记账应该与银行存款总账的发生额和余额相等。这项工作由出纳员与会计人员来进行,应该定期(例如每个月末或每半个月)核对。
4、会计部门各种财产物资明细账的发生额和余额与财产物资保管部门或者使用部门的有关财产物资保管卡的发生额和余额核对相符。例如,固定资产明细账应该与各使用部门物资管理部门的固定资产卡片上的发生额或余额相对应。
四、会计账簿记录与会计报表的有关内容相符
这就是账表相符的要求,即会计账簿的记录与会计报表所反映的有关数字核对相符。
会计报表要根据经过审核的会计账簿记录编制,这就是要求会计报表所反映的有关资产、负债、现金流量等有关数据应当与会计账簿记录的相关账户的数据对应相符,不能弄虚作假、胡编乱造成数字。在会计报表中最主要的是资产负债表、损益表、利润分配表及现金流量表,这些报表都是根据有关总账、明细账及日记账等有关数字编制的,因此,这些账表之间的有关数字应该一致的。